Заполнение путевых листов на личные автомобили сотрудников

Крупные компании часто располагают большим парком служебных автомобилей для деловых поездок, командировок и встреч с клиентами. На обслуживание такой техники выделяются дополнительные средства, в штате может быть предусмотрена должность водителя, который осуществляет все поездки по путевым листам, следит за состоянием техники.

Но на небольших предприятиях сотрудники вынуждены для решения служебных вопросов использовать собственный автомобиль, тратить финансы на покупку горючего, замену изношенных запчастей, моторного масла. Не исключены ситуации, когда личный транспорт для работы используют даже топ-менеджеры крупных концернов. Если машина эксплуатируется для передвижения не только по городу несколько раз в месяц, но также для длительных поездок на расстояния в несколько сотен километров, то сумма расходов на ее обслуживание может возрасти в разы. Логично предположить, что сотрудники должны получить компенсацию за собственный автомобиль, деньги на покупку бензина или дизельного топлива.

Путевые листы — необходимые документы для получения компенсации за использование машины

Как выплатить сотрудникам компенсацию и при этом избежать претензий от налоговых и правоохранительных органов? Прежде всего, следует доказать, что автомобиль использовался для рабочих поездок, а сделать это можно только методом составления путевого листа. Без такого документа сложно подтвердить цель поездки, ревизоры могут считать, что сотрудник получил финансовые средства не в качестве компенсации за использование автомобиля, а как оплату труда. А при начислении заработной платы необходимо заплатить дополнительные взносы в пенсионный и другие фонды, а также налоги. Без путевых листов существует риск того, что компания будет доказывать правомерность начисления компенсации в суде.

Закон не запрещает заполнять путевые листы в произвольной форме, однако специалисты рекомендуют придерживаться правил ведения такой документации, рекомендованных Минтрансом. Типовая форма путевых листов утверждена Министерством транспорта РФ (приказ 18 сентября 2008 г. № 152). В 2017 году министерство внесло некоторые изменения в порядок заполнения путевых листов (приказ от 18.01.2017 № 17).

Предприниматели, которые работают по упрощенной системе налогообложения, не заполняют путевые листы, поскольку отсутствует необходимость учета объема использованных ГСМ.