Изменение порядка проведения расчетов с подотчетниками

Для работы предприятия или организации необходимы канцтовары, офисное оборудование, запчасти и ГСМ. Работодатель не может лично закупать все расходные материалы, комплектующие и заказывать услуги, вместо встречи с деловыми партнерами ехать за бумагой, самостоятельно менять картриджи или устанавливать программное обеспечение. Существует необходимость выдачи определенных средств для решения указанных задач сотрудниками компании или организации.

19 июля 2017 года вступило в силу Указание банка России № 4416-У относительно изменения порядка оформления кассовых документов и проведения расчетов с подотчетниками.

Согласно данному указанию, выдача подотчетных денег должна осуществляться только на основе приказа или распоряжения директора, в котором указываются следующие данные:

• размер денежной суммы;
• фамилия, имя, отчество человека, который получает средства;
• срок, на который выдаются деньги;
• для какой цели используются средства.

Если деньги переводятся на банковскую карту, в приказе указываются реквизиты получателя. Введение новой нормы не отменяет возможности получения денег в кассе предприятия по заявлению сотрудника.

Новые нормы работы с подотчетными средствами

Подотчетник не может использовать деньги по своему усмотрению, он обязан выполнить задачу руководства и израсходовать финансовые средства для эффективного решения определенной проблемы или приобретения товаров. Сотрудники, которые получили финансовые средства, обязаны составить отчет об их целевом использовании. Отчет может быть выполнен в любой форме, чаще всего применяется форма для отчета о расходовании средств для командировки.

Ранее руководители не имели права выдавать подотчетные средства сотрудникам, которые имеют задолженность. Нарушение вышеуказанной нормы грозило получением крупного штрафа. Новое указание предполагает выдачу подотчетных денег вне зависимости от наличия или отсутствия задолженности. Однако компании, индивидуальные предприниматели и организации могут указать размер задолженности, которая станет причиной отказа в получении средств при составлении положения о подотчете.

Если, несмотря на периодические предупреждения, сотрудник не вернул неизрасходованные авансовые средства, их можно удержать с зарплаты на основании приказа руководства о взыскании и письменного согласия сотрудника.