Сколько хранить документы после закрытия ИП
Оглавление
После снятия с учета индивидуальный предприниматель должен хранить накопившиеся документы в течение определенного времени. Для одних бумаг этот срок составляет один год, для других – до 75 лет. Что делать с документами после ликвидации ИП и как организовать их правильное хранение, чтобы избежать накопления штрафов?
Для чего хранить документы ИП после закрытия
Большая часть документации формирующейся при бухгалтерском учете должна быть сохранена. Хранение документации позволяет решать спорные бухгалтерские или кадровые вопросы. Например, налоговые органы могут назначить проверку деятельности ИП даже после снятия с учета. Предприниматель обязан предоставить необходимые сведения (договоры, акты, УПД) по поступившему запросу.
Трудовая инспекция может заинтересоваться ИП при расхождении данных по количеству сотрудников или нарушении их прав – в этом случае предприниматель должен сдать на проверку архивные кадровые документы. Данные архива требуются для восстановления сведений о стаже работника, например, при утере или порче трудовой книжки.
Срок хранения документации
Нормативный срок хранения устанавливается приказами Росархива, постановлениями правительства и отдельными пунктами Налогового кодекса.
Документы по налогам, страховым взносам
- налоговые декларации, счета-фактуры, книги покупок и продаж, документы по НДФЛ — 5 лет,
- документы по выплате зарплаты, пособий (при отсутствии лицевых счетов) – 50-75 лет,
- документы по страховым взносам на ОМС, ОПС, ВНиМ – 6 лет (срок хранения документов по страховым взносам от несчастных случаев зависит от вида документа).
Кассовые документы
- Кассовая документация — 5 лет после отчетного года. Если возникают споры, разногласия, первичные документы хранятся до момента, пока не будет принято окончательное решение по делу.
Кадровые документы
- лицевые счета, личные дела, карточки, приказы о приеме и увольнении – 50 лет,
- протоколы о разрешении трудовых споров – 1 год после принятия решения,
- уведомление о трудоустройстве иностранных граждан – 3 года,
- трудовые договоры – 50 лет при начале делопроизводства с 1 января 2003 года, 75 лет при завершении делопроизводства до 31 декабря 2002 года.
Легальные варианты хранения документов
Каждый предприниматель самостоятельно выбирает способ хранения документации. Главной задачей является обеспечить ее сохранность, защитить от выгорания, кражи, подмены или порчи. Важно также иметь оперативный доступ к бумагам, чтобы при запросе налоговой или трудовой инспекции подготовить нужный объем сведений за 5-10 дней.
Варианты законного хранения данных:
- Дома. Предприниматель может держать документацию дома или в квартире (кроме кадровых документов, которые должны храниться в государственном или муниципальном архиве).
- В частном или государственном архиве. Такое решение позволяет не загромождать лишними бумагами личное пространство, но за место в архиве необходимо платить.
- В электронном архиве. Специализированные организации предлагают оцифровку данных и их длительное хранение на собственных серверах. Несмотря на цифровизацию архива, компании нужно иметь бумажные экземпляры и копии электронных документов на двух физических накопителях, например, на флешке USB.
Процедура утилизации документов после окончания срока хранения
Документы, срок хранения которых истек, нельзя выбросить или сжечь – утилизация должна проходить в соответствии с правилами и требует документального подтверждения. Сначала оформляется акт с описанием перечня документов на утилизацию и способа ее проведения (сжигание или измельчение в шредере).
Уничтожением документации можно заняться самостоятельно или обратиться к специалистам. После процедуры составляется акт об утилизации – он предоставляется на запросы от государственных органов, если срок хранения сведений истек.
Ответственность и штрафы для бывшего ИП
Отсутствие документов налогового учета. Согласно ст. 120 НК РФ, первичное нарушение грозит штрафом 10 тыс. руб. (30 тыс. руб., если оно было совершено в нескольких отчетных периодах). Если отсутствующие данные помогали занизить налоговую базу, ИП назначается штраф на 20% от неуплаченной суммы (не менее чем на 40 тыс. руб.).
Игнорирование запросов госорганов. Ст. 126 НК РФ говорит о том, что непредоставление документации по запросу трудовой или налоговой инспекции грозит штрафом в размере 200 руб. за каждый недостающий документ. Согласно ст. 15.6 КоАП РФ, должностные лица будут оштрафованы на 300-500 руб.
Отсутствие кадровой документации. Ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ устанавливает штраф до 5 тыс. руб.
Нужна помощь с закрытием ИП и хранением данных?Оставьте свой телефон и мы свяжемся с вами в течении 15 минут!