Как юрлицам работать с самозанятыми официально и без проблем с налоговой

Юридическим лицам выгодно работать с самозанятыми, так как не нужно платить НДФЛ, страховые взносы, составлять отчетности для налоговой службы, ФСС. Сотрудничество с ними можно фиксировать в договоре ГПХ, что не нарушает закон. Если работы не носят постоянных характер, работа с самозанятым позволяет оптимизировать налогообложение. Рассказываем об особенностях оформления взаимоотношений с самозанятыми, как избежать проблем с трудовой или налоговой инспекцией.

В чем суть самозанятости

Самозанятыми являются физические лица или индивидуальные предприниматели, работающие на себя, не имеющие наемных сотрудников и оплачивающие налог на профессиональный доход (НПД). Специальный режим НПД позволяет вести бизнес и получать доход от подработок в соответствии с установленными правилами. Деятельность самозанятых регулируется законом № 422-ФЗ. Самозанятые обычно соответствуют следующим условиям:

• Имеют гражданство России, Армении, Беларуси, Украины или Киргизии.
• Зарабатывают не более 2 400 000 руб. в год.
• Не иметь наемных сотрудников в штате, работающих по трудовому договору.
• Ведут деятельность в отраслях, не попадающих под запрет.

Зарегистрироваться в качестве самозанятых могут взрослые и дети от 14 лет, если у них есть письменное согласие родителей, они вступили в брак или прошли эмансипацию.

Какие налоги нужно платить

Самозанятые самостоятельно платят НПД: налоговая ставка составляет 4% при поступлениях от физических лиц без статуса ИП и 6% от ИП и организаций. 37% налога уходит в ФОМС, а 63% — в бюджет региона, где зарегистрирован самозанятый. Рассчитывать сумму самостоятельно не нужно: она определяется автоматически на основе данных, внесенных в приложение «Мой налог» в течение месяца. Оплатить налог необходимо до 28 числа следующего месяца.

Как получают статус самозанятого

Регистрация производится в мобильном приложении «Мой налог», на портале Госуслуги, на сайте ФНС через личный кабинет плательщика НПД или через банки. Самозанятость может оформить обычный человек или ИП, при этом предпринимателю не нужно сниматься с учета. Но в этом случае придется работать на НПД, так как совмещать его с другими налоговыми режимами нельзя.

Плюсы и минусы работы с самозанятыми для ООО

Компании могут работать с физическими лицами, зарегистрированными как самозанятые, в соответствии с договором гражданско-правового характера без их зачисления в штат для уменьшения налоговой нагрузки. Почему это выгодно для ООО:

• Не нужно платить налоги – их самозанятый оплачивает самостоятельно.
• Не нужно перечислять взносы в СФР.
• Работу с исполнителями удобно организовать на аутсорсинге.
• Минимизируются время и затраты на организацию рабочего места, ведение кадрового делопроизводства (оформление приказов, трудовых договоров, расчет зарплаты, больничных, пособий).

Среди минусов работы с самозанятыми выделяются:

• Проблемы с ФНС и трудовой инспекцией. При признании договора ГПХ трудовым налоговая и трудовая инспекция расценят это как способ уйти от уплаты налогов.
• Возможную потерю статуса самозанятым. Если исполнитель окажется физическим лицом или не будет знать об аннулировании своего статуса, а заказчик оплатит его работу, ФНС может назначить внеплановую проверку.
• Сложность планирования работы. Самозанятые не работают в штате, могут брать несколько проектов или заказов, что грозит срывами или невыполнением обязательств.

Самозанятость и работа по договору

Законодательство позволяет совмещать самозанятость с работой по найму. В этом случае самозанятый платит НПД, а работодатель – страховые взносы и НДФЛ. Заключение договора по закону не обязательно, но он помогает обеим сторонам защитить свои интересы. Работодатель может не работать с самозанятым по договору, чтобы сэкономить на НДФЛ, страховых взносах, не сдавать отчетности.

Риски для работодателя

Отношения с работником на НПД трудовая инспекция или суд могут расценить как трудовые. В этом случае налоговая начислит недоимку по НДФЛ, страховым взносам за весь период сотрудничества, а при несвоевременной сдаче отчетности будут назначены штрафы и пени. Признаками трудовых отношений являются:

• Ежедневное выполнение должностных обязанностей.
• Получение фиксированной платы/ вознаграждения.
• Соблюдение рабочего графика.

При маскировке отношений под гражданские, работодателю грозит штраф на сумму до 100 тыс. руб.

Заключение устного договора с самозанятым

При заключении сделки с физическим лицом на сумму не более 10 000 руб. возможно договориться на словах, при этом в спорных ситуациях доказать свою правоту только на основании чека не получится – потребуется договор или акт выполненных работ.

Какой договор заключать ООО с самозанятым?

Работа с самозанятым строится на основе договора гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа, хранения). В соответствии с ним исполнитель должен выполнить работу или предоставить услугу по ТЗ, а заказчик — принять ее и оплатить. Иногда заключается смешанный договор, в котором содержатся элементы разных соглашений, например, подряда и возмездного оказания услуг. В документе указываются:

• предмет соглашения,
• объем работ, услуг,
• их стоимость,
• сроки и порядок выполнения,
• ответственность сторон.

Работать с плательщиком НПД допускается по оферте: одной стороной публикуется унифицированная форма договора, которую должна принять (или отказаться от нее) вторая сторона.

Виды договоров для работы с самозанятыми

Этапы заключения договора с самозанятым

1. Проверка регистрации самозанятого

Проще всего сделать это через сайт ФНС, указав ИНН человека. Он также может предоставить справку о постановке на учет в качестве самозанятого, которая формируется в приложении «Мой налог» или в ЛК плательщика НПД.

2. Запрос документов

Для заключения договора нужны фотографии паспорта (или сканированные копии), скриншот с сайта ФНС (он должен подтверждать статус самозанятого на дату договора), ИНН, номер телефона и электронная почта. Также потребуются реквизиты банка и адрес фактического проживания человека, если нужно подписать оригинал договора.

3. Составление договора

После проверки статуса исполнителя, сбора данных о нем и выбора типа договора нужно составить контракт и прописать в нем максимум условий, которые защитят интересы обеих сторон.

Состав договора

Основные условия. В шапке договора указываются исполнитель и заказчик, налоговый статус исполнителя. Документ заключается на любой срок – от нескольких дней до нескольких месяцев или на год, конкретных периодов законом не установлено.

Права и обязанности сторон. В документе закрепляется обязанность исполнителя по выполнению работ или оказанию услуг. Описывается порядок их предоставления, а также сроки сдачи на каждом этапе.

Порядок расчетов. Прописываются способы расчетов (наличные, выставление счета, перевод на банковскую карту, перевод по почте) и срок их проведения. В тексте соглашения должен быть пункт об обязанности исполнителя формировать кассовые чеки и передавать их заказчику в определенный срок. Прописывается ответственность в случае несвоевременного предоставления чеков, например, штраф в размере 50% от суммы платежа. При нарушениях или задержках заказчик может подать жалобу на самозанятого в налоговую службу.

Порядок приемки работ. Во избежание споров важно установить, в каком порядке будут приниматься результаты деятельности. Как подтверждение выполнения условий договора составляется акт выполненных работ: его подписывает исполнитель и отправляет заказчику. По законодательству делать это не обязательно, но заказчик сможет использовать акты и чеки при ведении бухгалтерии. Акт составляется каждый раз, как сдается часть работ. Что указывается в документе:

• выполненный объем работ (услуг),
• нарушения сроков,
• недостатки в работе или услуге.

Ответственность и штрафные санкции. Прописываются штрафы за нарушение договора, например, срыв сроков выполнения работ. Кроме того, стоит указать ответственность самозанятого за своевременное предупреждение заказчика о потере статуса. Если исполнитель получил вознаграждение, но уже не в статусе плательщика НПД, налоговая доначислит юридическому лицу НФДЛ и страховые взносы. А несвоевременная подача отчетности или просрочка по уплате налогов станет поводом для начисления штрафа.

Расторжение договора. Договор можно расторгнуть в одностороннем порядке, по соглашению обеих сторон или по судебному решению. При обоюдном решении о прекращении сотрудничества составляется соглашение о расторжении в письменном виде.

Подписание договора в удаленном формате

При удаленном подписании происходит обмен сканированными копиями документов по электронной почте. При этом в договоре должно быть прописано, что стороны принимают юридическую силу электронного документооборота. Для подписи удобно использовать ЭЦП.

Документы для работы ООО с самозанятым

Чек. Плательщик НПД формирует чеки и передает их заказчику каждый раз при получении денег —  таким образом он уведомляет налоговые органы о заработке. Заказчику эти данные позволяют не платить НДФЛ и взносы.

Акты. Выступают подтверждением принятия и оплаты результатов работы/ услуги заказчиком. Акты являются основанием для налогового учета расходов, а также помогут урегулировать спорные ситуации.

Что делать ООО, если самозанятый теряет статус

Налоговые органы имеют право аннулировать статус самозанятости при нарушении правил, например, при превышении суммарного заработка (более 2,4 млн. руб.). Для снижения рисков юридическому лицу необходимо перед каждой выплатой проверять статус исполнителя на сайте ФНС с помощью ИНН.

Подводим итоги

• Юридические лица могут работать с самозанятыми по договору ГПХ, если в нем нет признаков трудового договора.
• Работа с самозанятым позволяет оптимизировать налогообложение и финансовые затраты.
• До заключения сделки или перевода средств нужно проверять актуальность статуса самозанятого.
• При сотрудничестве с самозанятым необходимо указывать его как исполнителя в договоре и прописывать обязанности по предоставлению чеков и уведомлению об утрате статуса.

Автор статьи

Марина

Юрист

Дата публикации: 2024.03.26 (Редакция от 2024.03.26)